1. Động lực
 |
| Khi nói đến tài nguyên thì nghĩ đến tiền, ít ai nghĩ thời gian cũng là một tài nguyên quí giá. Pixabay.com |
Để quản lý thời gian Brian cho rằng cần phải có động lực. Chỉ khi nào hình thành được động lực, thì chúng ta mới có đủ quyết tâm để quản lý thời gian hiệu quả. Hay nói cách khác, việc quản lý thời gian sẽ trở nên ý nghĩa hơn với chúng ta và dần dà nó sẽ trở thành một kỹ năng bền vững.
Vậy làm thế nào để có được động lực? - Brian Tracy khuyên hãy bắt đầu với hai việc sau:
- Xác định các giá trị ta coi trọng;
- Suy nghĩ về tầm nhìn và sứ mệnh của mình.
Cùng tìm hiểu hai yếu tố này nhé!
2. Làm thế nào để xác định giá trị quan trọng?
Brian Tracy tin rằng: chúng ta không thể quản lý thời gian hợp lý nếu như không biết chính xác những tôn chỉ của bản thân hay còn được hiểu là những điều quan trọng nhất đối với mình.
Ví dụ như chúng ta mong cầu có sức khỏe tốt, có tài chính vững mạnh, có một gia đình hạnh phúc, có kiến thức và kỹ năng trong một lĩnh vực nào đó.
Bởi ông tin rằng "sự hài hòa giữa cảm giác hạnh phúc và những tôn chỉ của bản thân là điều cuối cùng mà mỗi người thực sự mong muốn tìm kiếm trong các hoạt động hàng ngày của mình."
Phân tích bản thân, trả lời câu hỏi: "Tại sao chúng ta phải dành thời gian để làm công việc này công việc kia?" để tìm ra mục tiêu quan trọng nhất của cuộc đời cũng chính là cách để ai đó xác định được những tôn chỉ của mình.
3. Làm thế nào để biết được tầm nhìn và sứ mệnh của mình?
Hiểu rõ bản thân muốn làm gì: Suy nghĩ về tầm nhìn và sứ mệnh giúp chúng ta trả lời câu hỏi: "Tôi đang cố gắng làm gì?" Hãy dùng tư duy chậm để suy nghĩ về những điều mà chúng ta thực sự mong muốn đạt được. "Hãy bắt đầu với mục tiêu cuối cùng trong tâm trí." hay "Đâu là kết quả hay thành tựu cuối cùng mà ta đang cố gắng đạt được?" Từ đó chúng ta sẽ biết được lộ trình, cách thức sử dụng thời gian và có thái độ thích hợp với quỹ thời gian mà mình đang có để đạt được điều mà mình mong muốn.
Trả lời câu hỏi "Tôi phải làm như thế nào?":
Để trả lời câu hỏi trên chúng ta cần nghiên cứu phương pháp làm việc của mình và tìm ra một cách thức làm việc tốt hơn.
Để làm vậy cần đặt ra những giả định về cuộc sống, công việc, và xem đâu là những giả định đúng và trả lời cho câu hỏi "Tình hình đang diễn ra như thế nào?". Sau đó hãy suy nghĩ "Có cách nào tốt hơn không?"
Vì luôn tồn tại một cách khác tốt hơn để đạt một mục tiêu trong công việc. Và cách tốt hơn sẽ là cách ít tốn kém hơn, dễ thực hiện hơn và phải hiệu quả hơn. Điều này sẽ giúp chúng ta không phạm vào một sai lầm thường gặp: làm việc chăm chỉ nhưng đi sai hướng nên không thu lại kết quả như mong muốn.
4. Lập kế hoạch làm việc hàng ngày
Bước 1 Dự tính tương lai và nhìn lại: Để có một kế hoạch làm việc, việc quan trọng trước tiên chúng ta phải làm đó là dự tính về tương lai và nhìn lại những gì đang diễn ra. Dành thời gian để đánh giá cuộc đời và những hoạt động của chúng ta dưới khía cảnh tổng quát. Ví dụ, suy nghĩ về vị trí của mình ngày hôm nay, vị trí mong muốn trong 5 năm nữa. Nhìn lại các hoạt động đang làm hôm nay và xác định những việc nào có thể tác động lớn nhất tới tương lai của mình.
Bước 2 Viết ra kế hoạch:
"Hành động mà không có kế hoạch là nguyên nhân của mọi thất bại".
Chính vì vậy, sau khi nắm rõ mục tiêu của mình, việc tiếp theo là lên danh sách tất cả những việc cần phải làm để đạt mục tiêu đó.
Những nguyên tắc lập kế hoạch quan trọng như sau:
- Xem xét kế hoạch thường xuyên;
- Sẵn sàng sửa lại kế hoạch hoặc bổ sung những việc mới;
- Sắp xếp các việc theo thứ tự ưu tiên, đừng bao giờ để những việc quan trọng nhất bị lấn át bởi những việc ít quan trọng.
Để lập hiệu quả một kế hoạch thời gian, chúng ta cần trả lời 04 câu hỏi sau:
- Đâu là khó khăn và rào cản giữa ta và việc thực hiện mục tiêu?
- Chúng ta cần thêm kiến thức, kỹ năng, thông tin gì để đạt được mục tiêu?
- Chúng ta cần sự giúp, hợp tác của ai để đạt được mục tiêu?
- Ai là người quan trọng nhất trong số những người có thể giúp chúng ta đạt được mục tiêu?
Để lập kế hoạch, Brian khuyên chúng ta có thể sử dụng biểu đồ PERT - để minh họa mọi công đoạn, chúng ta cần tiền hành và thời điểm cần hoàn thành mỗi bước. PERT giúp ta miêu tả mục tiêu một cách cụ thể, có thể đo lường và xác định giới hạn về thời gian.
 |
| Biểu đồ PERT viết tắt từ Program and Evaluation Review Technique. Nguồn: Internet |
Bước 3 Lên danh sách công việc hàng ngày:
Có nghĩa là viết những công việc cần làm lên trên mặt giấy thay vì để chúng mơ hồ, lộn xộn ở trong đầu. Sau đó việc của chúng ta là sẽ thực hiện các công việc hàng ngày này theo danh sách ấy. Việc này sẽ giúp ta bắt tay vào làm việc ngay với mục tiêu quan trọng và từ tránh lãng phí thời gian vào những việc vô bổ. Một số lưu ý khi lập danh sách hàng ngày:
- Cuối mỗi ngày, việc cuối cùng cần làm là dành tầm 12 phút để lên kế hoạch cho ngày hôm sau.
- Dùng phương pháp ABCDE để sắp xếp công việc theo thứ tự quan trọng, ưu tiên giảm dần.
- Chúng ta có thể ủy quyền cho người khác thực hiện những công việc không quan trọng, có giá trị thấp.
- Làm gì khi chúng ta bất ngờ có thêm một nhiệm vụ mới? Bình tĩnh, hãy thêm công việc đó vào danh sách và đặt mức độ ưu tiên cho nó trước khi chúng ta thực hiện nó.
Bước 4 Hãy xác định rõ ràng thứ tự ưu tiên của các công việc:
Sử dụng "bộ ba chủ chốt" sau để đặt mức độ ưu tiên cho danh sách công việc hàng ngày:
- Nếu chỉ được làm 1 việc duy nhất trong ngày, công việc nào sẽ có đóng góp lớn nhất cho mục tiêu của ta?
- Nếu chỉ được làm 2 việc duy nhất trong ngày, hai công việc nào sẽ đóng góp lớn nhất cho mục tiêu của ta?
- Và tương tự với 3 công việc.
----
Ghi chú:
Brian Tracy (sinh năm 1944) là người Mỹ gốc Canada, một diễn giả công chúng và nhà phát triển động lực cá nhân nổi tiếng trên thế giới với cuốn sách "Ăn con ếch đó: 21 cách chống trì hoãn và lãng phí thời gian" (xuất bản năm 2001). Ông cho rằng, đối với một cá nhân, tài sản lớn nhất là khả năng kiếm tiền và tài nguyên lớn nhất là thời gian. Đây cũng chính là ý tưởng lớn để ông cho ra đời cuốn sách "Thuật quản lý thời gian" - được xuất bản lần đầu tiên vào năm 2008. Cuốn sách không chỉ cung cấp cho bạn đọc những cách thức để quản lý thời gian hiệu quả mà còn làm thay đổi nhận thức của chúng ta về thời gian và cách quản lý loại tài nguyên đặc biệt này.
Đây là bản tóm tắt những nội dung chính của cuốn sách "Thuật quản lý thời gian" giúp mình dễ dàng ôn tập, áp dụng các thủ thuật quản lý thời gian, quản trị hiệu quả cuộc sống của bản thân.
Bài viết về cuốn sách "Thuật quản lý thời gian" của Brian Tracy bao gồm 3 phần nhỏ chia làm 3 bài viết:
- Phần 1: là bài viết này, cơ sở của việc quản lý thời gian hiệu quả và cách lập kế hoạch, danh sách công việc hàng ngày.
- Phần 2: cách thực hiện kế hoạch và danh sách công việc hằng ngày hiệu quả.
- Phần 3 - phần cuối: những cách ứng dụng thuật quản lý thời gian đối với điện thoại, cuộc họp, phát triển bản thân, đọc sách và nơi làm việc.