Tóm tắt sách Thuật quản lý thời gian phần 2: Kế hoạch và công việc hàng ngày

Khi thực hiện kế hoạch và danh sách công việc hàng ngày, Brian Tracy có một vài lời khuyên như sau:

GIỮ ĐÚNG HƯỚNG

Giữ đúng hướng là một kỹ năng quan trọng quyết định những gì bạn viết ra giấy có thực sự được hiện thực hóa và đạt được kết quả như bạn đặt ra. Bạn phải hiểu được rằng "nhiệm vụ của bạn là tập trung vào cách sử dụng thời gian có giá trị nhất và rèn luyện bản thân để có thể liên tục làm việc với một số ít hoạt động có đóng góp lớn nhất cho công việc của bạn." Ngoài ra, có hai việc khác cần phải làm: 

1. Xây dựng cho mình một nguyên tắc lối sống, bằng cách hỏi bản thân: "Cách sử dụng thời gian có giá trị với bạn vào lúc này là gì?" và sau đó hãy rèn luyện bản thân để bắt đầu và hoàn thành hành động đó. 
2. Xác định tính quan trọng hay cấp bách của công việc thông qua ma trận quản lý thời gian.

Ma trận thời gian. Nguồn: Internet.

• Việc quan trọng: là việc có tác động lâu dài đến sự nghiệp của bạn. 
• Nhiệm vụ cấp bách: là việc không thể trì hoãn. Bạn cần xây dựng thói quen tốt khi làm việc: sau khi vừa hoàn thành một nhiệm vụ cấp bách hãy nhanh chóng chuyển sang các nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách vào thời điểm hiện tại. Theo đó, nếu chia quỹ thời gian của bạn là 100% cho 4 loại công việc như hình dưới đây, thì 60% tổng thời gian sẽ dùng cho việc rất quan trọng, nhưng không khẩn cấp. 20% tổng thời gian cho việc rất quan trọng, rất khẩn cấp. 20% tổng thời gian còn lại lần lượt chia đều cho 2 loại công việc không quan trọng, không khẩn cấp (10%) và các việc rất khẩn cấp nhưng không quan trọng (10%). 

NHIỆM VỤ CHÍNH

3 đặc điểm của nhiệm vụ chính: 

1. Bạn nhất định phải làm vì đó là trách nhiệm và yêu cầu của công việc. 
2. Bạn chứ không phải ai khác là người phải chịu trách nhiệm và làm công việc đó. 
3. Việc đó nằm trong tầm kiểm soát của bạn (bạn không cần ai hỗ trợ hoặc tham gia cùng). 

Khi bạn được giao việc hay bạn giao việc cho bất kỳ ai, đảm bảo rằng bạn hoặc người được giao việc hiểu rõ ràng những việc cần phải làm (việc gì? thời hạn hoàn thành khi nào? ai có thể giúp đỡ? làm ở đâu?). 

Tại sao nên ủy quyền những công việc không quan trọng cho người khác? Để bạn không luôn trong tình trạng bị quá tải công việc, không ngập tràn trong những công việc có giá trị thấp hoặc vô giá trị. 

TẬP TRUNG TÂM TRÍ

"Hãy bắt đầu với nhiệm vụ quan trọng nhất, quyết tâm kiên trì với nó mà không đi lạc hướng hay xao nhãng." Hãy luôn dành đủ thời gian cho những ưu tiên hàng đầu của bạn. Như vậy, bạn cần xác định được thời gian cần thiết để làm một việc công thêm 30% thời gian dự phòng cho những gián đoạn đột xuất, tình huống khẩn cấp, và những trách nhiệm mới phát sinh. Hãy tin tưởng rằng "tất cả những thành tựu vĩ đại trong cuộc sống đều đến từ sự tập trung được duy trì trong thời gian dài" (Earl Nightingale). Ngoài ra, hãy tập một thói quen, xử lý từng việc một (của Alan Lakein), nghĩa là chỉ bắt đầu một công việc mới khi đã hoàn thành công việc cũ và tránh một lúc làm nhiều việc. Bởi đa nhiệm chỉ làm bạn trở nên tệ hơn chứ không tốt lên được. Để tập trung hãy tránh xa cám dỗ của sự sao nhãng (như email, điện thoại, mạng xã hội), khi làm việc, tốt nhất hãy tắt chúng đi.

TRÌ HOÃN

1. Chủ động quyết định những việc cần hoãn lại - là những việc có trong danh sách, bạn quyết định se không làm việc đó cho đến khi hoàn tất những việc khác có tầm quan trọng lớn hơn. (ví dụ, hoãn đi chơi với bạn bè cho đến khi làm xong bài tập). Bởi con người, thiên bẩm, có xu hướng trì hoãn những công việc quan trọng để làm những công việc có giá trị thấp. 
2. Lập tinh thần cho bản thân: hãy thôi thúc nói với chính mình "Làm ngay đi! Làm ngay đi! Làm ngay đi!". 
3. Chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành từng miếng dễ ăn: Đừng cố gắng hoàn thành nhiệm vụ trong một thời gian ngắn với số lượng việc phải làm lớn. Hãy làm việc từng chút một, ở từng giai đoạn một (ví dụ việc ôn thi, viết blog). 
4. Nhận thức đúng về tính chất cấp bách của công việc phải làm để bạn không thể nào trì hoãn công việc. 

GIÁN ĐOẠN

Khoảng thời gian thích hợp: 

Bạn cần bao nhiêu phút để làm việc này? - Tối thiểu 60 đến 90 phút để bạn hoàn thành bất kỳ công việc gì có giá trị. Bạn sẽ cần 30 phút đầu để hướng tâm trí vào một nhiệm vụ phức tạp và 60 phút sau tâm trí bạn có thể tập trung tốt và sáng tạo một cách cao độ. 

Để tránh máy móc và xác định đúng thời gian bạn cẩn để làm việc hiệu quả, bạn cần phân biệt rõ tính chất công việc của mình đang làm: sáng tạo hay hành chính. Bởi công việc hành chính đòi hỏi tư duy nhanh và ngắn hạn. Trong khi đó, công việc sáng tạo sẽ đòi hỏi bạn phải suy nghĩ, lập kế hoạch và thực hiện. Hãy đặt ra khoảng thời gian thích hợp cho bản thân - có thể là buổi sáng sớm hoặc những thời gian tận dụng khác. Ngoài ra còn có một số thủ thuật sau có thể giúp bạn có được thời gian cho bản thân.

1. Hãy sử dụng câu thần chú "Không làm phiền" để người khác hiểu được bạn cần tập trung vào công việc trong khoảng thời gian ấy. 
2. Dành thêm thời gian cho chính bản thân bằng cách dậy sớm, tổ chức công việc trong ngày, bắt tay làm việc trước khi có một sự gián đoạn nào. Hay bạn có thể làm cho xong việc qua giờ ăn trưa, dành thêm một giờ làm việc hiệu quả nữa vào buổi chiều sau giờ tan ca để chốt lại công việc trong một ngày hoặc hoàn tất những nhiệm vụ quan trọng nhất còn sót lại của bạn. 

Làm thế nào để kiểm soát sự gián đoạn: 

• Tận dụng mọi thời gian khi làm việc. 
• Hạn chế tối đa những gián đoạn bằng cách nói chuyện rõ ràng, ngắn gọn đi vào vấn đề cần giải quyết và nói cho người khác biết bạn đang bận, có công việc cần giải quyết ngay. 
• Đứng dậy ngay lập tức khi xong việc nếu bạn vừa có một cuộc hẹn với người khác.

NHÓM CÔNG VIỆC

Sắp xếp các công việc tương tự vào cùng một thời điểm. Ví dụ việc trả lời email, viết thư, trả lời tin nhắn hãy làm cùng một thời điểm. Hãy gom các cuộc điện thoại lại và trả lời chúng một lượt. Và nếu bạn phải phỏng vấn nhiều người hãy phỏng vấn từng người liên tiếp, thay vì làm ngắt quãng. Một yếu tố quan trọng để quyết định việc duy trì thói quen này đó là hãy luôn nhớ rằng: Những người muốn liên lạc với bạn, họ có thể chờ. Và nếu họ thực sự cần bạn, họ có thể gửi email đến bạn nhiều lần nữa, hoặc nếu cấp thiết họ có thể gọi điện trực tiếp đến cho bạn./.

Pixabay.com

Bạn có thể tìm thấy bài viết về hướng dẫn lập kế hoạch và ứng dụng vào hoạt động hàng ngày cụ thể về những thuật quản lý thời gian của Brian Tracy.